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1 | bit.ly/mastercoran | ||||||||||||||||||||||||||||
2 | Task | Details | Responsible Person | Nov | Dec | Jan | Feb | Mar | Apr | May | |||||||||||||||||||
3 | W3 | W4 | W1 | W2 | W3 | W4 | W1 | W2 | W3 | W4 | W1 | W2 | W3 | W4 | W1 | W2 | W3 | W4 | W1 | W2 | W3 | W4 | W1 | W2 | W3 | W4 | |||
4 | Brainstorming | Finalize Date of Conference | |||||||||||||||||||||||||||
5 | Finalize Theme of Conference | ||||||||||||||||||||||||||||
6 | Finalize Location of Conference | ||||||||||||||||||||||||||||
7 | Breakout session brainstorming | Kelly | |||||||||||||||||||||||||||
8 | |||||||||||||||||||||||||||||
9 | Review last year's itineraries, financials | Melisa | |||||||||||||||||||||||||||
10 | "What do we need sponsors for?" | Fatima & Melisa | |||||||||||||||||||||||||||
11 | "How much are we charging delegates?" | Melisa & Weiting | |||||||||||||||||||||||||||
12 | Brainstorm community service aspect | ||||||||||||||||||||||||||||
13 | Sponsors Package draft | Fatima & Melisa | |||||||||||||||||||||||||||
14 | Prepare list of potential delegates to be contacted | ||||||||||||||||||||||||||||
15 | Request key people to block off May 6, 2017 | ||||||||||||||||||||||||||||
16 | Finalize Basic Details | Programming Scheduling | James | ||||||||||||||||||||||||||
17 | Sponsors Package finalization | ||||||||||||||||||||||||||||
18 | Food Vendors Ideas | ||||||||||||||||||||||||||||
19 | Poster Making Finished | Weiting | |||||||||||||||||||||||||||
20 | Finalize breakout sessions & creative names | ||||||||||||||||||||||||||||
21 | Website page for DRC2016 (Save the Date is up) | Attilio | |||||||||||||||||||||||||||
22 | Social media competition plans for conference | ||||||||||||||||||||||||||||
23 | Workshop descriptions | ||||||||||||||||||||||||||||
24 | "Do we want to do a social media challenge?" | ||||||||||||||||||||||||||||
25 | Speakers & Photographer search | Kelly & Melisa | |||||||||||||||||||||||||||
26 | Prepare Club Runner delegate's registration form | ||||||||||||||||||||||||||||
27 | Speakers forms prep | ||||||||||||||||||||||||||||
28 | "Do we have a special promotions plan?" | ||||||||||||||||||||||||||||
29 | Prepare list of potential delegates to be contacted | ||||||||||||||||||||||||||||
30 | Permits/Sponsors /Search | Speakers search | Kelly & Melisa | ||||||||||||||||||||||||||
31 | Room booking permits & UG *** | ||||||||||||||||||||||||||||
32 | UnderGround bookings | ||||||||||||||||||||||||||||
33 | Photographer search - Instax Camera Search | ||||||||||||||||||||||||||||
34 | Connect with community service organizations Lorna Pitcher, Course Hero, DC2016, Rotaract Clubs, Food Bank | ||||||||||||||||||||||||||||
35 | Masters of Ceremony search | ||||||||||||||||||||||||||||
36 | Speakers & room allotments draft | ||||||||||||||||||||||||||||
37 | Website basics (with sessions & prices) | ||||||||||||||||||||||||||||
38 | Club Runner payment system ready to go | ||||||||||||||||||||||||||||
39 | Preliminary e-mail comm to attendees | ||||||||||||||||||||||||||||
40 | Sponsors - monetary & gift in kind | ||||||||||||||||||||||||||||
41 | Food vendors | ||||||||||||||||||||||||||||
42 | Finalize Club Runner delegate's registration form | ||||||||||||||||||||||||||||
43 | Promo/Sponsors /Registrations | Begin Promotions | |||||||||||||||||||||||||||
44 | Speakers search due date by Feb end | ||||||||||||||||||||||||||||
45 | Photographer search due date by Feb end | ||||||||||||||||||||||||||||
46 | Session Room allotments | ||||||||||||||||||||||||||||
47 | Masters of Ceremony search | ||||||||||||||||||||||||||||
48 | Speakers & room allotments finalization | ||||||||||||||||||||||||||||
49 | Guest complimentary ticket invites | ||||||||||||||||||||||||||||
50 | Book button makers and materials | ||||||||||||||||||||||||||||
51 | Invoice Drafting | ||||||||||||||||||||||||||||
52 | Speakers biographies request | ||||||||||||||||||||||||||||
53 | Early fish registrations | ||||||||||||||||||||||||||||
54 | Sponsors again! | ||||||||||||||||||||||||||||
55 | Tabling form draft up to send to Community orgs | ||||||||||||||||||||||||||||
56 | Masters of Ceremony finalization | ||||||||||||||||||||||||||||
57 | Collection of speaker biography submissions | ||||||||||||||||||||||||||||
58 | Early Registrations | ||||||||||||||||||||||||||||
59 | Sponsors search | ||||||||||||||||||||||||||||
60 | Email Speaker's the/deets of sessions | ||||||||||||||||||||||||||||
61 | Finalize on dinner buffet choice | ||||||||||||||||||||||||||||
62 | Book button makers and materials | ||||||||||||||||||||||||||||
63 | Registrations | Delegate handbook draft | |||||||||||||||||||||||||||
64 | Late seagulls - regular registrations | ||||||||||||||||||||||||||||
65 | Sponsors search | ||||||||||||||||||||||||||||
66 | Purchase items for photobooth | ||||||||||||||||||||||||||||
67 | Dinner registrations | ||||||||||||||||||||||||||||
68 | Little "cool" things to spice up the conference | ||||||||||||||||||||||||||||
69 | Collect Speaker's session plans | ||||||||||||||||||||||||||||
70 | Deadline for speaker biography submissions | ||||||||||||||||||||||||||||
71 | Finalize Numbers /Purchases | Delegate handbook finalization | |||||||||||||||||||||||||||
72 | Deadline to select dinner food options | ||||||||||||||||||||||||||||
73 | Late seagulls - regular reigstrations | ||||||||||||||||||||||||||||
74 | Sponsors search deadline | ||||||||||||||||||||||||||||
75 | Purchase items for art sessions | ||||||||||||||||||||||||||||
76 | Name tag making | ||||||||||||||||||||||||||||
77 | Little "cool" things to spice up the conference | ||||||||||||||||||||||||||||
78 | Due date for Speaker's session Plans | ||||||||||||||||||||||||||||
79 | Assign volunteer roles | ||||||||||||||||||||||||||||
80 | District Rotaract Representative Info | ||||||||||||||||||||||||||||
81 | Confirm with caters the # of attendees | ||||||||||||||||||||||||||||
82 | Yay! :) | Print off materials | |||||||||||||||||||||||||||
83 | Buy last minute items | ||||||||||||||||||||||||||||
84 | Pack delegate bags | ||||||||||||||||||||||||||||
85 | Prepare DRR announcement | ||||||||||||||||||||||||||||
86 | Prepare DRRE announcement | ||||||||||||||||||||||||||||
87 | D-Day - Saturday, May 27th, 2017 | ||||||||||||||||||||||||||||
88 | D-Day - Saturday, May 27th, 2017 | ||||||||||||||||||||||||||||
89 | |||||||||||||||||||||||||||||
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