Vous avez réuni d’excellents intervenants, trouvé le lieu idéal et élaboré un programme captivant. Mais même les événements les mieux organisés peuvent tomber à plat si personne ne vient. Sans une mobilisation précoce et constante, les sièges restent vides et l’ambiance dans la salle est plus tendue qu’électrique.
De nos jours, les organisateurs d’événements sont confrontés à une capacité d’attention réduite, à des emplois du temps surchargés et à ces réponses de confirmation de présence, bien trop courantes, qui ne se traduisent jamais par une présence effective. Que vous organisiez des événements en présentiel, virtuels ou hybrides, l’engagement numérique est le chaînon manquant entre la planification et les résultats.
Dans cet article, nous vous montrerons comment augmenter la fréquentation avant, pendant et après vos événements et conférences à l’aide de liens Bitly, de codes QR et d’outils d’engagement.
N.B. : les marques et les exemples présentés ci-dessous ont été trouvés lors de nos recherches en ligne pour cet article.
Pourquoi l’engagement numérique est-il important pour fréquentation des événements
Les événements constituent un élément clé de toute stratégie marketing ; ils permettent de nouer des relations, de renforcer la notoriété de la marque et de créer du contenu pouvant être réutilisé sur différents canaux. Le plus difficile ? Réunir les gens dans une même pièce.
Avant la pandémie, les événements en présentiel, tels que les salons professionnels, étaient plus faciles à organiser et à remplir. Puis, on a assisté à une explosion des événements virtuels et hybrides, les organisateurs s’étant tournés vers le numérique pour maintenir leurs activités.
Mais aujourd’hui, la situation a de nouveau changé. Nous ne sommes plus en manque d’interactions numériques (vous vous souvenez de l’époque où un jeu-questionnaire sur Zoom semblait vraiment amusant ?). Mais que vous organisiez un événement en présentiel ou une expérience hybride, une chose n’a pas changé : Si vous voulez que les gens viennent, vous devez d’abord susciter leur intérêt.
C’est là tout l’intérêt du marketing d’engagement. Qu’il s’agisse d’événements en présentiel ou d’expériences numériques, susciter un véritable intérêt avant, pendant et après votre événement permet de se démarquer et d’augmenter la fréquentation.
L’attention est limitée : c’est l’engagement qui permet de se faire une place dans l’agenda
À l’échelle mondiale, les personnes âgées de 16 à 64 ans passent en moyenne six heures et 40 minutes par jour devant des écrans. Notre attention est constamment sollicitée dans toutes les directions par les contenus, les notifications et les échéances, sans parler du monde hors ligne.
Il n’est donc pas étonnant qu’une simple invitation à un événement puisse passer inaperçue. Pour augmenter la fréquentation, vous devez interagir régulièrement avec votre public à travers différents canaux de communication.
Par exemple, au lieu de publier une seule fois l’annonce d’un webinaire sur LinkedIn, diffusez les détails de l’événement sur l’ensemble de vos réseaux sociaux, par e-mail, sur votre site web et même par SMS.
Des outils tels que Bitly Links simplifient le processus en vous permettant de créer des URL courtes et personnalisées pour chaque canal : e-mail, réseaux sociaux, SMS, etc. Chacune d’entre elles est facile à partager et s’adapte parfaitement à tous les formats, même ceux soumis à des limites de caractères strictes. En arrière-plan, vous pouvez suivre les clics par lien afin de déterminer quels canaux ou quelles campagnes génèrent le plus de réponses, ce qui vous fournit les informations nécessaires pour optimiser vos actions au fur et à mesure.
Une confirmation de présence ne signifie pas nécessairement que l’on sera présent : Le fossé entre les intentions et les actes
Nous avons tous déjà vécu cela : cliquer sur « Oui » à une invitation de calendrier plusieurs semaines à l’avance, pour finalement ne pas se rendre à l’événement le jour venu. Peut-être que le travail vous a accaparé. Cela vous a peut-être échappé.
Pour réduire l’écart entre les réponses de confirmation et le nombre réel de participants, vous devez rester en contact avec votre public pendant la période précédant l’événement. Cela implique des rappels, des mises à jour pertinentes et un engagement continu.
Par exemple, ne restez pas sans donner de nouvelles après votre réponse initiale. Partagez un compte à rebours jusqu’à la date de l’événement, invitez les participants à poser des questions aux intervenants ou donnez un aperçu des coulisses du contenu de l’événement. Une petite vidéo d’avant-première ou un sondage peuvent faire toute la différence.
Bitly permet de suivre et d’optimiser facilement ces interactions. Vous pouvez diffuser des liens courts personnalisés sur l’ensemble de vos canaux et ajouter des paramètres de suivi UTM à la fin de vos URL afin de mesurer l’engagement par campagne. L’utilisation des paramètres UTM vous permet de combiner le suivi de Bitly avec Google Analytics, ce qui vous donne une meilleure idée des liens les plus efficaces et du moment où vous devez y donner suite.
Une implication précoce permet d’obtenir des informations précoces
L’évolution de la législation en matière de protection de la vie privée et le déclin des cookies tiers sont en train de transformer la manière dont nous collectons les données dans le domaine du marketing numérique. Cependant, rares sont ceux qui se rendent compte à quel point le secteur de l’événementiel peut contribuer à combler cette lacune.
Les événements constituent une source précieuse de données de première main, c’est-à-dire d’informations recueillies directement auprès de votre public. En accordant la priorité à l’engagement de votre public dès le début du processus, vous pouvez obtenir des informations précieuses bien avant le début de l’événement.
Par exemple, le partage des détails d’un événement via des liens Bitly ou des codes Bitly vous permet de voir d’où provient l’intérêt. Lorsque vous utilisez les produits Bitly, vous pouvez suivre leurs performances dans Bitly Analytics afin de consulter les sources de trafic, les données de localisation (ville et pays), et même le navigateur ou l’appareil mobile utilisé — des informations qui peuvent vous aider à identifier les tendances démographiques.
Ces premières données présentent deux avantages majeurs. Tout d’abord, cela vous aide à optimiser le marketing de votre événement : cibler les bons canaux, adapter vos messages en fonction de la localisation et vous assurer que le site web de votre événement est accessible sur tous les appareils. D’autre part, cela jette les bases pour atteindre des objectifs à long terme, tels que le renforcement des relations avec la clientèle, la conversion de l’intérêt en ventes et la planification de votre prochain événement couronné de succès.
Engagement avant l’événement stratégies visant à stimuler la participation
Comme nous l’avons vu, impliquer les participants à votre événement contribue à mieux le faire connaître, favorise la participation et permet d’améliorer la collecte de données. Voyons maintenant comment traduire cela en stratégies concrètes, en commençant par la manière de susciter l’intérêt de votre public avant le début de l’événement.
Partagez des teasers et des aperçus aperçus avec Bitly Pages
L’un des meilleurs moyens de susciter l’intérêt consiste à diffuser progressivement du contenu captivant. Les annonces des intervenants, les aperçus du programme, les bandes-annonces ou les avant-premières des produits dérivés contribuent tous à maintenir l’intérêt à son comble.
Pour tout regrouper, vous aurez besoin d’une plateforme centrale facile à mettre à jour à l’approche de la date. Les pages Bitly sont idéales pour cela. Vous pouvez créer une page de destination adaptée aux appareils mobiles en quelques minutes à l’aide d’un modèle ou en concevoir une entièrement vous-même. Une fois le site en ligne, vous pourrez analyser différents éléments afin de voir comment les visiteurs interagissent avec chaque section et obtenir ainsi un retour d’information en temps réel sur ce qui fonctionne.
Pas besoin de coder, pas besoin d’attendre les développeurs. Un contenu simple et interactif qui incite votre public à revenir.
Utilisez des liens courts personnalisés sur les réseaux sociaux et dans vos e-mails
Lorsque vous faites la promotion d’un événement sur plusieurs canaux (tels que les réseaux sociaux, les e-mails et les supports imprimés), la cohérence est essentielle.
Les liens courts personnalisés contribuent à renforcer la confiance et la notoriété. Lorsqu’un lien provient d’une source connue, les gens sont plus enclins à cliquer dessus. Et lorsque ce même nom de domaine personnalisé apparaît sur tous vos canaux de communication, cela renforce l’identité de l’événement et donne une image cohérente et professionnelle.
Segmentez votre audience en fonction des clics sur les liens
Vous pouvez commencer à affiner votre stratégie d’engagement dès que les participants commencent à interagir avec votre contenu. Tout le monde ne réagit pas de la même manière ; c’est pourquoi personnaliser vos relances peut être un moyen efficace de maintenir leur intérêt.
Si quelqu’un clique sur un lien pour consulter les annonces concernant les intervenants mais ignore un e-mail sur les produits dérivés de l’événement, cela indique clairement où se situent ses centres d’intérêt. Suscitez leur intérêt en partageant davantage de contenu sur les intervenants, par exemple un aperçu plus détaillé du programme ou des vidéos des coulisses.
Avec Bitly, vous pouvez classer vos liens par thème et identifier les balises qui suscitent le plus d’intérêt. Ces informations peuvent vous aider à segmenter vos audiences dans votre outil CRM ou d’e-mailing, et vous permettre de transformer plus facilement les habitudes de clic en indices pour une communication plus ciblée.
Créez un sentiment d’urgence grâce à des comptes à rebours et au reciblage
Les comptes à rebours jouent sur la peur de passer à côté de quelque chose (FOMO) et incitent les gens à passer à l’action. Cela incite votre public à s’inscrire « avant qu’il ne soit trop tard » ou « avant que l’offre spéciale pour les inscriptions anticipées ne disparaisse ».
Vous pouvez intégrer des comptes à rebours dans vos e-mails dynamiques, publier des messages de dernière chance sur les réseaux sociaux ou envoyer des rappels par SMS au moment opportun dans la dernière ligne droite. Grâce aux liens Bitly, vous pouvez partager ces messages via une URL personnalisée et traçable, et voir en temps réel lesquels génèrent réellement des conversions.
Utilisation des codes QR pour améliorer la participation en personne et en ligne
D’ici le grand jour, vous aurez, espérons-le, constitué une liste solide de participants potentiels prêts à venir et à s’impliquer. Mais vous avez tout de même besoin d’un moyen simple pour enregistrer les participants, communiquer les dernières informations et évaluer ce qui fonctionne au fur et à mesure que l’événement se déroule.
Les codes QR constituent un moyen rapide et flexible d’interagir avec les participants, que votre événement soit en présentiel, virtuel ou hybride.
Facilitez la lecture et l’inscription
Les codes QR peuvent être placés sur pratiquement n’importe quel support, qu’il soit imprimé ou numérique : des prospectus, bannières et panneaux de signalisation aux publications sur les réseaux sociaux et aux e-mails. D’un simple scan, les participants peuvent accéder à la page d’inscription à votre événement via une URL, ce qui leur permet de s’inscrire facilement sur place.
Ils sont également parfaits pour renvoyer vers les détails d’une session, une plateforme événementielle dédiée à la diffusion en direct ou des éléments interactifs tels que des sessions de questions-réponses. Chaque code peut également être personnalisé avec les couleurs de votre marque, votre logo et un appel à l’action (CTA) clair. Et tout comme les liens Bitly, chaque consultation est traçable, ce qui vous permet de voir ce qui attire le plus l’attention.
Mettez à jour les informations relatives à vos événements en temps réel grâce aux codes QR dynamiques
Les codes QR dynamiques changent la donne pour les événements qui évoluent rapidement. Contrairement aux codes statiques, ils vous permettent de modifier l’URL de destination à tout moment et de suivre l’engagement des participants au fur et à mesure.
Imaginons que vous deviez mettre à disposition une page de présentation pour un intervenant de dernière minute ou connecter les participants à un réseau Wi-Fi de secours le jour même, alors que vos documents ont déjà été imprimés.
Avec Bitly, vous n’avez pas besoin de réimprimer quoi que ce soit. Il vous suffit de rediriger l’URL depuis votre compte Bitly si cette fonctionnalité est incluse dans votre forfait. La prochaine fois que quelqu’un cliquera sur ce lien, il sera immédiatement redirigé vers la nouvelle destination !
Vous pouvez également mettre à jour le contenu en fonction des changements de lieu, des offres à durée limitée ou des séances supplémentaires, sans perdre une miette. Chaque analyse vient enrichir votre ensemble de données, ce qui vous aide à identifier en temps réel ce qui trouve un écho auprès de votre public.
Suivez les données de balayage pour identifier les zones présentant un intérêt particulier
Si vous utilisez des codes QR pour gérer l’enregistrement des participants à un événement, partager des informations ou mettre en place des éléments interactifs tels que des sondages en direct, vous bénéficiez également de précieuses données en temps réel.
Les codes QR dynamiques de Bitly permettent de suivre des informations telles que la localisation, la source de référence et le type d’appareil à chaque lecture. Vous pouvez analyser ces données pour identifier les codes et les emplacements qui ont généré le plus de trafic, ou même réaliser des tests A/B afin de comparer différentes versions de codes et d’optimiser votre stratégie pour votre prochain événement.
Imaginons que vous ayez affiché le même code QR à cinq endroits différents sur le site d’un événement. Grâce aux outils d’analyse, vous pouvez déterminer quel emplacement a généré le plus d’interactions. Ainsi, lors de votre prochain événement, vous saurez où afficher les informations essentielles.
Comment évaluer ce qui a fonctionné (et ce qui n’a pas fonctionné)
L’événement est terminé, mais votre travail, lui, continue. Votre stratégie d’engagement après l’événement est essentielle pour en tirer le meilleur parti, tant pour les actions de suivi immédiates que pour la planification future.
Commencez par analyser les indicateurs avant, pendant et après l’événement. Ces informations permettent de déterminer quels canaux ont été les plus performants, à quel moment les utilisateurs ont abandonné le processus et comment améliorer les résultats à l’avenir.
Suivez l’activité liée aux liens et aux codes QR avant, pendant et après
Les données que vous recueillez à chaque étape d’un événement permettent de dresser un tableau complet de l’expérience globale de l’événement :
- Avant l’événement, identifiez les canaux, les contenus ou les influenceurs qui génèrent le plus d’inscriptions. Cela vous permet de miser davantage sur ce qui fonctionne pour augmenter la fréquentation et réduire les dépenses inutiles liées aux stratégies peu efficaces.
- Pendant l’événement, surveillez le trafic en temps réel pour voir quelles sessions, offres ou codes QR suscitent le plus d’intérêt. Utilisez ces données pour vous adapter au fur et à mesure, par exemple en proposant à nouveau une séance très prisée ou en repensant l’emplacement des panneaux d’affichage peu fréquentés.
- Après l’événement, poursuivez l’engagement des participants en leur proposant des liens vers des enregistrements, des ressources ou des offres de suivi. Cela vous permet de mesurer le retour sur investissement au-delà de la journée même de l’événement et d’identifier les prospects potentiels ou les thèmes suscitant un vif intérêt pour vos prochains événements.
Utilisez les données pour affiner vos stratégies .
Bitly Analytics vous offre une vision claire des canaux et des emplacements qui génèrent le plus d’engagement, des informations que vous pouvez exploiter pour élaborer des stratégies de marketing événementiel plus efficaces.
En créant des codes QR ou des liens courts uniques pour chaque source (comme Instagram, Facebook, les e-mails ou même les panneaux individuels sur le lieu de l’événement), vous pouvez déterminer précisément où les gens interagissent le plus. Cela signifie que vous pourrez miser davantage sur les canaux et les emplacements les plus performants la prochaine fois, qu’il s’agisse de réaffecter votre budget publicitaire, de repenser la disposition de votre affichage ou de choisir des formats de contenu qui génèrent davantage de clics.
Pour obtenir des informations plus détaillées, vous pouvez associer Bitly à des outils tels que Google Analytics afin de suivre ce qui se passe après le clic, comme les inscriptions, les achats ou d’autres conversions.
Suivez l’engagement par appareil, lieu et source de trafic
Vous voulez savoir ce qui, en réalité, génère des résultats ? Bitly Analytics vous offre un aperçu détaillé de la manière dont votre public interagit avec les liens et les codes QR de votre événement, notamment :
- Total des scans
- l’évolution des scans dans le temps,
- Lieu (ville et pays)
- Source de référence
- Navigateur et appareil utilisés
Grâce à ces informations, vous pouvez déterminer quels canaux, emplacements et messages donnent des résultats. Vous pouvez également acquérir de nouvelles informations sur votre public : qui il est, d’où il vient et comment il préfère interagir avec vous. Cela peut vous aider à organiser des événements de meilleure qualité et plus efficaces à l’avenir.
Par exemple, si vous enregistrez un nombre considérable de scans ou d’interactions sur les liens lors d’un événement organisé dans une ville, mais environ la moitié de ces interactions lors d’un événement similaire dans une autre ville, vous pourriez décider de concentrer vos futurs événements sur la ville qui a suscité le plus d’intérêt.
Planifiez plus efficacement grâce à des informations plus précises sur l’engagement, grâce à Bitly
Une forte affluence à un événement n’est pas le fruit du hasard : c’est le résultat d’une communication bien pensée et menée au bon moment. Du premier teaser jusqu’au dernier rappel, chaque point de contact est l’occasion de susciter l’intérêt et de créer une dynamique.
Bitly regroupe tous vos points de contact au sein d’une expérience utilisateur simplifiée. Grâce à des liens courts personnalisés, des codes QR personnalisables et des pages de destination optimisées pour les appareils mobiles, vous pouvez diriger les visiteurs vers le contenu événementiel approprié, et ce, plus rapidement. Bitly ayant été conçu spécialement pour les professionnels du marketing, vous pouvez facilement mettre à jour vos liens, réorienter vos campagnes et maintenir votre élan sans perdre une miette.
Augmentez la fréquentation et prenez des décisions plus éclairées à chaque étape de votre événement ! Commencez dès aujourd’hui avec Bitly et transformez l’intérêt en impact.
