Hai trovato dei relatori fantastici, hai trovato la location perfetta e hai messo insieme un programma davvero interessante. Ma anche gli eventi organizzati alla perfezione possono rivelarsi un fiasco se non si presenta nessuno. Senza un coinvolgimento tempestivo e costante, i posti rimangono vuoti e l’atmosfera nella sala è più imbarazzante che elettrizzante.
Al giorno d’oggi, gli organizzatori di eventi devono fare i conti con una scarsa capacità di attenzione, agende fitte di impegni e quelle conferme di partecipazione che, fin troppo spesso, non si traducono mai in una presenza effettiva. Che tu stia organizzando eventi dal vivo, virtuali o ibridi, il coinvolgimento digitale è l’anello mancante tra pianificazione e risultati.
In questo articolo ti mostreremo come aumentare la partecipazione prima, durante e dopo eventi e conferenze utilizzando i link Bitly, i QR Code e gli strumenti di coinvolgimento.
Ricorda: i brand e gli esempi che trovi di seguito sono stati trovati durante le ricerche online per questo articolo.
Perché l’engagement digitale è importante per partecipazione agli eventi
Gli eventi sono una parte fondamentale di qualsiasi strategia di marketing: hanno il potere di costruire relazioni, aumentare la notorietà del marchio e creare contenuti che possono essere riutilizzati su diversi canali. La parte difficile? Riunire le persone in una stanza.
Prima della pandemia, gli eventi dal vivo come le fiere erano più semplici da organizzare e da riempire. Poi c’è stata un’impennata di eventi virtuali e ibridi, dato che gli organizzatori sono passati al digitale per non fermare le attività.
Se guardiamo alla situazione attuale, il panorama è cambiato di nuovo. Non siamo più alla disperata ricerca di interazioni digitali (ti ricordi quando un quiz su Zoom sembrava davvero divertente?). Ma che tu stia organizzando un evento in presenza o un’esperienza ibrida, una cosa non è cambiata: Se vuoi che le persone partecipino, devi prima coinvolgerle.
È proprio questo il ruolo del marketing di coinvolgimento. Dagli eventi dal vivo alle esperienze digitali, suscitare un interesse autentico prima, durante e dopo il tuo evento ti aiuta a distinguerti dalla massa e ad aumentare il numero di partecipanti.
L’attenzione è limitata: solo chi coinvolge davvero si guadagna un posto in agenda
A livello mondiale, le persone di età compresa tra i 16 e i 64 anni trascorrono in media sei ore e 40 minuti al giorno davanti agli schermi. La nostra attenzione viene costantemente distolta in mille direzioni diverse da contenuti, notifiche e scadenze, per non parlare del mondo fuori dalla rete.
Non c’è da stupirsi, quindi, che un semplice invito a un evento possa passare inosservato. Per aumentare il numero di partecipanti, devi coinvolgere il tuo pubblico in modo costante attraverso diversi canali di comunicazione.
Ad esempio, invece di pubblicizzare un webinar una sola volta su LinkedIn, condividi i dettagli dell’evento su tutti i tuoi social media, tramite email marketing, sul tuo sito web e persino via SMS.
Strumenti come Bitly Links semplificano il processo permettendoti di creare URL brevi e personalizzati con il tuo marchio per ogni canale: e-mail, social, SMS e altro ancora. Ognuna è facile da condividere e si adatta perfettamente a qualsiasi formato, anche con limiti di caratteri rigidi. Nel backend puoi monitorare i clic per link per vedere quali canali o campagne generano il maggior numero di conferme di partecipazione, fornendoti le informazioni necessarie per ottimizzare il tutto man mano che procedi.
RSVP ≠ presenza: Il divario tra intenzioni e azioni
Ci siamo passati tutti: cliccare su “Sì” a un invito del calendario con settimane di anticipo, per poi saltare l’evento quando arriva il giorno. Forse al lavoro c’era da fare. Forse te ne sei dimenticato.
Per ridurre il divario tra le conferme di partecipazione e l’affluenza effettiva, devi rimanere in contatto con il tuo pubblico nei giorni precedenti l’evento. Questo significa promemoria, aggiornamenti utili e un coinvolgimento costante.
Per esempio, non sparire dopo la risposta iniziale. Condividi un conto alla rovescia per la data dell’evento, invita il pubblico a porre domande ai relatori oppure offri uno sguardo dietro le quinte sui contenuti dell’evento. Un breve video teaser o un sondaggio possono fare davvero la differenza.
Bitly ti permette di monitorare e ottimizzare facilmente queste interazioni. Puoi promuovere link brevi personalizzati con il tuo marchio su tutti i canali e aggiungere i moduli di tracciamento UTM alla fine dei tuoi URL per monitorare il coinvolgimento per ogni campagna. Usare gli UTM ti permette di integrare il monitoraggio di Bitly con Google Analytics, così potrai capire meglio quali link sono più efficaci e quando è il momento di intervenire.
Coinvolgere le persone fin dall’inizio permette di ottenere informazioni utili in anticipo
L’evoluzione delle leggi sulla privacy e il declino dei cookie di terze parti stanno cambiando il modo in cui raccogliamo i dati nel marketing digitale. Tuttavia, pochi si rendono conto di come il settore degli eventi possa contribuire a colmare questa lacuna.
Gli eventi sono una potente fonte di dati di prima mano, ovvero informazioni raccolte direttamente dal tuo pubblico. Se dai priorità al coinvolgimento del pubblico sin dalle prime fasi del processo, potrai ottenere informazioni preziose con largo anticipo rispetto all’inizio dell’evento.
Ad esempio, condividere i dettagli di un evento tramite link Bitly o Bitly Code ti permette di capire da dove proviene l’interesse. Quando utilizzi i prodotti Bitly, puoi monitorarne le prestazioni in Bitly Analytics per visualizzare le fonti di provenienza, i dati sulla posizione (città e paese) e persino quale browser o dispositivo mobile è stato utilizzato: informazioni che possono aiutarti a individuare le tendenze demografiche.
Questi primi dati presentano due vantaggi fondamentali. Innanzitutto, ti aiuta a ottimizzare il marketing del tuo evento: puntando sui canali giusti, personalizzando i messaggi in base alla località e assicurandoti che il sito web dell’evento sia accessibile da qualsiasi dispositivo. In secondo luogo, getta le basi per obiettivi a lungo termine, come rafforzare i rapporti con i clienti, trasformare l’interesse in vendite e pianificare il tuo prossimo evento di successo.
Coinvolgimento prima dell’evento Strategie di coinvolgimento pre-evento
Come abbiamo visto, coinvolgere i partecipanti al tuo evento contribuisce a far conoscere l’evento, aumenta il numero di partecipanti e favorisce una raccolta dati più efficace. Ora vediamo come tradurre tutto questo in strategie concrete, iniziando da come coinvolgere il tuo pubblico prima dell’inizio dell’evento.
Condividi anticipazioni e anteprime con Bitly Pages
Uno dei modi migliori per creare aspettativa è pubblicare poco a poco contenuti accattivanti. I nomi dei relatori, le anteprime del programma, i video teaser o le anteprime dei prodotti promozionali contribuiscono tutti a mantenere alto l’interesse.
Per mettere tutto insieme, ti servirà una piattaforma centrale che sia facile da aggiornare man mano che la data si avvicina. Le Bitly Pages sono perfette per questo. Puoi creare una pagina di destinazione ottimizzata per i dispositivi mobili in pochi minuti utilizzando un modello oppure crearne una da zero. Una volta pubblicato, potrai monitorare diversi elementi per vedere come gli utenti interagiscono con ogni sezione e ottenere un feedback in tempo reale su ciò che funziona.
Non serve scrivere codice, non devi aspettare gli sviluppatori. Solo contenuti brevi e interattivi che invogliano il tuo pubblico a tornare.
Usa link brevi personalizzati sui social e nelle e-mail
Quando promuovi un evento su più canali (come i social media, le e-mail e il materiale cartaceo), la coerenza è fondamentale.
I link brevi personalizzati aiutano a creare fiducia e a rafforzare la riconoscibilità del marchio. Quando un link proviene da una fonte conosciuta, le persone tendono a cliccarci sopra più facilmente. E quando quello stesso dominio personalizzato compare su tutti i tuoi canali di comunicazione, rafforza l’identità dell’evento e trasmette un’immagine coerente e professionale.
Segmenta il tuo pubblico in base ai clic sui link
Puoi iniziare a perfezionare la tua strategia di coinvolgimento non appena i partecipanti iniziano a interagire con i tuoi contenuti. Non tutti interagiscono allo stesso modo, quindi personalizzare i tuoi messaggi di follow-up può essere un modo efficace per mantenere vivo il loro interesse.
Se qualcuno clicca su un link per vedere gli annunci dei relatori ma ignora un’e-mail sul merchandising dell’evento, questo ti fa capire dove sta il suo interesse. Mantieni vivo il loro interesse condividendo altri contenuti sui relatori, come un’anteprima più dettagliata del programma o dei video del dietro le quinte.
Con Bitly puoi taggare i link in base al tema dei contenuti e monitorare quali tag ottengono il maggior coinvolgimento. Queste informazioni possono aiutarti a segmentare il pubblico nel tuo CRM o nel tuo strumento di posta elettronica, e ti consentono di trasformare più facilmente i modelli di clic in spunti per un’attività di outreach più mirata.
Crea un senso di urgenza con i contatori alla rovescia e il retargeting
I timer con conto alla rovescia fanno leva sulla paura di perdersi qualcosa (FOMO), spingendo le persone ad agire. Incoraggia il tuo pubblico a registrarsi «prima che sia troppo tardi» o «prima che lo sconto per le iscrizioni anticipate scada».
Puoi inserire dei contatori alla rovescia nelle email dinamiche, condividere post di “ultima occasione” sui social media o inviare promemoria via SMS al momento giusto nella fase finale. Con i link Bitly, puoi condividere questi messaggi tramite un URL personalizzato e tracciabile e vedere in tempo reale quali di essi generano effettivamente conversioni.
Usare i QR Code per migliorare la partecipazione in presenza e virtuale
Quando arriverà il grande giorno, speriamo che tu abbia già stilato una lista ben definita di potenziali partecipanti pronti a partecipare e a dare il loro contributo. Ma hai comunque bisogno di un modo semplice per registrare gli ospiti, condividere eventuali aggiornamenti dell’ultimo minuto e monitorare cosa funziona man mano che l’evento procede.
QR Codes offrono un modo veloce e flessibile per interagire con i partecipanti, che il tuo evento sia in presenza, virtuale o ibrido.
Rendi più facile la scansione e la registrazione
I QR Code possono essere inseriti praticamente su qualsiasi supporto, cartaceo o digitale: dai volantini, striscioni e cartellonistica ai post sui social media e alle e-mail. Con una semplice scansione, i partecipanti possono accedere alla pagina di registrazione del tuo evento tramite URL, rendendo semplicissimo iscriversi sul posto.
Sono perfetti anche per collegarsi ai dettagli della sessione, a una piattaforma per eventi in diretta streaming o a elementi interattivi come le sessioni di domande e risposte. Ogni codice può anche essere personalizzato con i colori del tuo marchio, il logo e un chiaro invito all’azione (CTA). E proprio come i link Bitly, ogni scansione è tracciabile, così puoi vedere cosa attira maggiormente l’attenzione.
Aggiorna le informazioni sull’evento in tempo reale con i QR Code Dinamici
Gli QR Code Dinamici sono una vera rivoluzione per gli eventi in rapida evoluzione. A differenza dei codici statici, ti permettono di modificare l’URL di destinazione in qualsiasi momento e di monitorare il coinvolgimento dei partecipanti in tempo reale.
Immagina di dover condividere la biografia di un relatore dell’ultimo minuto o di dover collegare i partecipanti a una rete Wi-Fi di riserva il giorno stesso, ma il materiale è già stato stampato.
Con Bitly, non devi ristampare nulla. Basta reindirizzare l’URL dal tuo account Bitly, se questa funzione è inclusa nel tuo piano. La prossima volta che qualcuno cliccherà su quel link, verrà reindirizzato immediatamente alla nuova destinazione!
Puoi anche aggiornare i contenuti in caso di cambiamenti di sede, offerte a tempo limitato o sessioni aggiuntive, senza perdere un colpo. Ogni scansione arricchisce il tuo set di dati, aiutandoti a capire in tempo reale cosa riscuote maggiore successo.
Tieni traccia dei dati di scansione per individuare le aree di maggiore interesse
Se utilizzi i QR Code per gestire il check-in agli eventi, condividere informazioni o attivare elementi interattivi come i sondaggi in tempo reale, avrai anche accesso a preziose metriche in tempo reale.
I QR Code Dinamici di Bitly registrano dettagli quali la posizione, la fonte di provenienza e il tipo di dispositivo per ogni scansione. Puoi analizzare questi dati per capire quali codici e posizionamenti hanno generato più traffico, oppure eseguire dei test A/B per confrontare diverse versioni dei codici e ottimizzarli in vista del tuo prossimo evento.
Immagina di aver esposto lo stesso QR Code in cinque punti diversi all’interno della sede dell’evento. Grazie all’analisi dei dati, potresti scoprire quale sede ha ottenuto il maggior numero di interazioni. Così, al tuo prossimo evento, saprai dove mettere in evidenza le informazioni più importanti.
Come capire cosa ha funzionato (e cosa no)
L’evento è finito, ma il tuo lavoro non è ancora finito. La tua strategia di coinvolgimento post-evento è fondamentale per massimizzare il valore, sia per i follow-up immediati che per la pianificazione futura.
Inizia analizzando i dati relativi al periodo precedente, durante e successivo all’evento. Queste informazioni possono rivelare quali canali hanno funzionato meglio, in quali punti gli utenti hanno abbandonato il percorso e come migliorare i risultati in futuro.
Tieni traccia delle interazioni con i link e i QR Code prima, durante e dopo
I dati che raccogli in ogni fase di un evento contribuiscono a delineare un quadro completo dell’esperienza complessiva dell’evento:
- Prima dell’evento, individua quali canali, contenuti o influencer generano il maggior numero di iscrizioni. Questo ti aiuta a puntare ancora di più su ciò che funziona per aumentare le presenze e ridurre gli sprechi legati a strategie poco efficaci.
- Durante l’evento, monitora il traffico in tempo reale per vedere quali sessioni, offerte o QR Codes stanno attirando l’attenzione. Usa questi dati per adattarti al volo, ad esempio riproponendo una sessione molto apprezzata o ripensando alla posizione dei cartelli nei punti meno frequentati.
- Dopo l’evento, continua a coinvolgere i partecipanti con link alle registrazioni, alle risorse o alle offerte successive. Questo ti permette di misurare il ROI anche oltre il giorno dell’evento e di individuare potenziali clienti interessati o argomenti di grande interesse per eventi futuri.
Usa i dati per perfezionare le strategie per gli eventi
Bitly Analytics ti offre una panoramica chiara su quali canali e posizionamenti generano il maggior coinvolgimento: informazioni che puoi utilizzare per definire strategie di marketing degli eventi più efficaci.
Creando QR Codes o link brevi unici per ogni canale (come Instagram, Facebook, e-mail o persino i singoli cartelli presenti sul posto), puoi capire esattamente dove le persone interagiscono di più. Questo significa che la prossima volta potrai puntare ancora di più sui canali e sui posizionamenti più efficaci, che si tratti di ridistribuire il budget pubblicitario, ripensare la disposizione dei tuoi cartelloni o scegliere formati di contenuto che generino più clic.
Per avere informazioni più dettagliate, puoi integrare Bitly con strumenti come Google Analytics per monitorare cosa succede dopo il clic, come registrazioni, acquisti o altre conversioni.
Tieni traccia del coinvolgimento per dispositivo, posizione e referrer
Vuoi sapere cosa porta davvero a ottenere risultati? Bitly Analytics ti offre una panoramica dettagliata di come il tuo pubblico interagisce con i link e i QR Code del tuo evento, tra cui:
- Scansioni totali
- le scansioni nel tempo
- Dove sei (città e paese)
- Fonte di provenienza
- Browser e dispositivo utilizzati
Grazie a queste informazioni, puoi capire quali canali, posizionamenti e messaggi stanno dando risultati. Puoi anche scoprire nuovi aspetti del tuo pubblico: chi sono, da dove vengono e come preferiscono interagire con te. Questo può aiutarti a organizzare eventi migliori e più efficaci in futuro.
Ad esempio, se ricevi tantissime scansioni o interazioni sui link da un evento in una città, ma solo circa la metà delle interazioni in un evento simile in un’altra città, potresti decidere di concentrare i prossimi eventi sulla città che ha suscitato maggiore interesse.
Organizzati meglio grazie a informazioni più approfondite sul coinvolgimento con Bitly
Una forte affluenza agli eventi non è frutto del caso: è il risultato di un coinvolgimento ben pianificato e tempestivo. Dal primo teaser fino all’ultimo aggiornamento, ogni punto di contatto è un’occasione per suscitare interesse e creare slancio.
Bitly riunisce tutti i tuoi punti di contatto in un’unica esperienza utente semplificata. Grazie a link brevi personalizzati con il tuo marchio, QR Codes personalizzabili e pagine di destinazione ottimizzate per dispositivi mobili, puoi indirizzare le persone ai contenuti giusti dell’evento in modo più rapido. Dato che Bitly è stato progettato pensando ai professionisti del marketing, puoi aggiornare i link, modificare le campagne e mantenere lo slancio senza perdere un colpo.
Aumenta l’affluenza e prendi decisioni più oculate in ogni fase del tuo evento! Inizia oggi stesso con Bitly e trasforma l’interesse in impatto.
