Has conseguido unos ponentes fantásticos, has reservado el lugar perfecto y has elaborado un programa muy interesante. Pero incluso los eventos mejor organizados pueden ser un fracaso si no viene nadie. Si no se consigue una participación temprana y constante, los asientos se quedan vacíos y el ambiente resulta más incómodo que animado.
Hoy en día, los organizadores de eventos se enfrentan a una capacidad de atención limitada, agendas apretadas y a esa respuesta de «asistiré» que, con demasiada frecuencia, nunca se traduce en una asistencia real. Tanto si organizas eventos presenciales, virtuales o híbridos, la interacción digital es el eslabón perdido entre la planificación y los resultados.
En este artículo, te enseñaremos cómo aumentar la asistencia antes, durante y después de eventos y conferencias utilizando enlaces de Bitly, códigos QR y herramientas de interacción.
Nota: las marcas y los ejemplos que se mencionan a continuación se encontraron durante la investigación en línea realizada para este artículo.
¿Por qué importa es importante para asistencia a eventos
Los eventos son una parte fundamental de cualquier estrategia de marketing, ya que permiten establecer relaciones, dar a conocer la marca y crear contenido que se puede reutilizar en distintos canales. ¿Lo difícil? Conseguir que la gente se reúna.
Antes de la pandemia, los eventos presenciales, como las ferias comerciales, eran más fáciles de organizar y de llenar. Luego se produjo un auge de los eventos virtuales e híbridos, ya que los organizadores se pasaron al formato online para mantener la actividad.
Si avanzamos hasta hoy, el panorama ha vuelto a cambiar. Ya no estamos tan necesitados de interacción digital (¿te acuerdas de cuando un juego de preguntas y respuestas por Zoom parecía realmente divertido?). Pero tanto si estás organizando un evento presencial como una experiencia híbrida, hay algo que no ha cambiado: Si quieres que la gente venga, primero tienes que captar su interés.
Ese es el papel del marketing de interacción. Desde eventos en directo hasta experiencias digitales, generar un interés genuino antes, durante y después de tu evento te ayuda a destacar entre la multitud y a aumentar la asistencia.
La atención es limitada: solo lo que te engancha se gana un hueco en la agenda
A nivel mundial, las personas de entre 16 y 64 años pasan una media de seis horas y 40 minutos al día frente a las pantallas. Nuestra atención se ve constantemente desviada en diferentes direcciones por el contenido, las notificaciones y los plazos, por no hablar del mundo fuera de línea.
No es de extrañar, pues, que una simple invitación a un evento pueda pasar desapercibida. Para aumentar la asistencia, tienes que interactuar con tu público de forma constante a través de múltiples canales.
Por ejemplo, en lugar de anunciar un seminario web solo una vez en LinkedIn, comparte los detalles del evento en todas tus redes sociales, a través del marketing por correo electrónico, en tu página web e incluso por SMS.
Herramientas como Bitly Links simplifican el proceso al permitirte crear URL cortas y personalizadas con tu marca para todos los canales: correo electrónico, redes sociales, SMS y mucho más. Cada uno es fácil de compartir y se adapta perfectamente a cualquier formato, incluso con límites estrictos de caracteres. En el backend, puedes hacer un seguimiento de los clics por enlace para ver qué canales o campañas generan más confirmaciones de asistencia, lo que te proporciona la información que necesitas para ir optimizando sobre la marcha.
Confirmar asistencia ≠ asistir: La brecha entre la intención y la acción
A todos nos ha pasado: pulsar «Sí» en una invitación del calendario con semanas de antelación, para luego no acudir al evento cuando llega el día. Quizás has estado muy ocupado en el trabajo. Quizás se te haya olvidado.
Para reducir la diferencia entre las confirmaciones de asistencia y la asistencia real, tienes que mantenerte en contacto con tu público en los días previos al evento. Eso significa recordatorios, actualizaciones relevantes y una interacción constante.
Por ejemplo, no te quedes callado después de la respuesta inicial. Comparte una cuenta atrás hasta la fecha del evento, invita a los asistentes a hacer preguntas a los ponentes u ofrece un vistazo entre bastidores al contenido del evento. Un breve vídeo promocional o una encuesta pueden dar muy buenos resultados.
Bitly te facilita el seguimiento y la optimización de esas interacciones. Puedes promocionar enlaces cortos personalizados con tu marca en todos los canales y añadir módulos de seguimiento de Urchin (UTM) al final de tus URL para medir la interacción por campaña. El uso de UTM te permite combinar el seguimiento de Bitly con Google Analytics, lo que te ayuda a saber mejor qué enlaces son más eficaces y cuándo debes hacer un seguimiento.
Una participación temprana ofrece información temprana
La evolución de la legislación sobre privacidad y el declive de las cookies de terceros están cambiando la forma en que recopilamos datos en el marketing digital. Sin embargo, pocos se dan cuenta de cómo el sector de los eventos puede ayudar a cubrir esa carencia.
Los eventos son una fuente muy valiosa de datos propios, es decir, información recopilada directamente de tu público. Si das prioridad a la participación del público desde el principio del proceso, podrás obtener información valiosa mucho antes de que empiece el evento.
Por ejemplo, compartir los detalles de un evento a través de enlaces o Bitly Codes te permite ver de dónde viene el interés. Cuando usas los productos de Bitly, puedes hacer un seguimiento de su rendimiento en Bitly Analytics para ver las fuentes de referencia, los datos de ubicación (ciudad y país) e incluso qué navegador o dispositivo móvil se ha utilizado, información que te puede ayudar a identificar tendencias demográficas.
Estos primeros datos tienen dos ventajas clave. En primer lugar, te ayuda a optimizar el marketing de tu evento: seleccionando los canales adecuados, adaptando los mensajes según la ubicación y asegurándote de que la página web del evento sea accesible desde cualquier dispositivo. En segundo lugar, sienta las bases para objetivos a largo plazo, como fortalecer las relaciones con los clientes, convertir el interés en ventas y planificar tu próximo evento con éxito.
Interacción previa al evento Estrategias que aumentan la participación
Como hemos visto, involucrar a los asistentes a tu evento ayuda a darlo a conocer, aumenta la asistencia y mejora la recopilación de datos. A continuación, vamos a desglosarlo en estrategias prácticas, empezando por cómo captar la atención de tu público antes de que empiece el evento.
Comparte avances y avances con Bitly Pages
Una de las mejores formas de generar expectación es ir publicando poco a poco contenido interesante. Las presentaciones de los ponentes, los avances del programa, los vídeos promocionales o los adelantos de productos ayudan a mantener el interés.
Para tenerlo todo bien organizado, necesitarás un punto central que sea fácil de actualizar a medida que se acerque la fecha. Bitly Pages son perfectas para esto. Puedes crear una página de destino optimizada para móviles en cuestión de minutos utilizando una plantilla o diseñándola desde cero. Una vez que esté en línea, podrás hacer un seguimiento de diferentes elementos para ver cómo interactúa la gente con cada sección y obtener información en tiempo real sobre lo que funciona.
No hace falta saber programar, ni esperar a los desarrolladores. Solo contenido breve e interactivo que hace que tu público vuelva una y otra vez.
Usa enlaces cortos con tu marca en las redes sociales y en los correos electrónicos
Cuando promocionas un evento a través de varios canales (como las redes sociales, el correo electrónico y los materiales impresos), la coherencia es fundamental.
Los enlaces cortos personalizados con tu marca ayudan a generar confianza y reconocimiento. Cuando un enlace viene de una fuente conocida, la gente tiende a hacer clic en él. Y cuando ese mismo dominio personalizado aparece en todos tus canales de comunicación, refuerza la identidad del evento y da una imagen coherente y profesional.
Segmenta tu público según los clics en los enlaces
Puedes empezar a ajustar tu estrategia de interacción en cuanto los asistentes empiecen a interactuar con tu contenido. No todo el mundo interactúa de la misma manera, así que personalizar tus mensajes de seguimiento puede ser una forma eficaz de mantener su interés.
Si alguien hace clic en un enlace para ver los anuncios de los ponentes pero ignora un correo sobre el merchandising del evento, eso nos da una pista de dónde está su interés. Mantén su interés compartiendo más contenido sobre los ponentes, como un avance más detallado del programa o vídeos del «detrás de las cámaras».
Con Bitly, puedes etiquetar enlaces por tema de contenido y ver qué etiquetas generan más interacción. Esta información te puede servir de guía a la hora de segmentar tu público en tu CRM o herramienta de correo electrónico, y te permitirá convertir más fácilmente los patrones de clics en pistas para llevar a cabo campañas más específicas.
Añade un toque de urgencia con cuentas atrás y remarketing
Los temporizadores de cuenta atrás aprovechan el miedo a perderse algo (FOMO) para animar a la gente a actuar. Anima a tu público a inscribirse «antes de que sea demasiado tarde» o «antes de que se acabe la oferta por reserva anticipada».
Puedes incluir contadores atrás en los correos electrónicos dinámicos, compartir publicaciones de «última oportunidad» en las redes sociales o enviar recordatorios por SMS en el momento oportuno durante la recta final. Con los enlaces de Bitly, puedes compartir estos mensajes con una URL personalizada y rastreable, y ver en tiempo real cuáles generan realmente conversiones.
Usar códigos QR para mejorar la participación presencial y virtual
Para cuando llegue el gran día, con suerte ya habrás elaborado una lista sólida de posibles asistentes que estén dispuestos a acudir y participar. Pero sigues necesitando una forma sencilla de registrar a los asistentes, compartir cualquier novedad de última hora y hacer un seguimiento de lo que funciona a medida que avanza el evento.
Los códigos QR ofrecen una forma rápida y flexible de interactuar con los asistentes, tanto si tu evento es presencial, virtual o híbrido.
Haz que sea fácil escanear y registrarse
Los códigos QR se pueden colocar en prácticamente cualquier soporte impreso o digital, desde folletos, pancartas y carteles hasta publicaciones en redes sociales y correos electrónicos. Con solo escanear el código, los asistentes pueden acceder a la página de inscripción de tu evento a través de la URL, lo que facilita el registro en el acto.
Además, son ideales para enlazar con los detalles de las sesiones, una plataforma de eventos para retransmisiones en directo o elementos interactivos como sesiones de preguntas y respuestas. Además, cada código se puede personalizar con los colores de tu marca, tu logotipo y una llamada a la acción (CTA) clara. Y, al igual que con los enlaces de Bitly, cada visualización se puede rastrear, así que podrás ver qué es lo que más llama la atención.
Actualiza la información de los eventos sobre la marcha con Códigos QR Dinámicos
Los códigos QR Dinámicos suponen un gran cambio para los eventos de ritmo trepidante. A diferencia de los códigos estáticos, te permiten cambiar la URL de destino en cualquier momento y hacer un seguimiento de la participación de los asistentes sobre la marcha.
Imagina que necesitas compartir la biografía de un ponente de última hora o conectar a los asistentes a una red wifi de reserva ese mismo día, pero ya has impreso todos los materiales.
Con Bitly, no hace falta que vuelvas a imprimir nada. Solo tienes que redirigir la URL en tu cuenta de Bitly si la función está disponible en tu plan. ¡La próxima vez que alguien haga clic en ese enlace, le llevará directamente al nuevo destino!
También puedes actualizar el contenido para reflejar cambios de ubicación, ofertas por tiempo limitado o sesiones adicionales, sin perder el ritmo. Cada escaneo se suma a tu conjunto de datos, lo que te ayuda a descubrir qué es lo que está teniendo éxito en tiempo real.
Haz un seguimiento de los datos de escaneo para identificar las zonas de mayor interés
Si utilizas códigos QR para gestionar el registro en eventos, compartir información o habilitar elementos interactivos como encuestas en directo, también estarás obteniendo valiosos datos en tiempo real.
Los códigos QR Dinámicos de Bitly registran datos como la ubicación, la fuente de referencia y el tipo de dispositivo cada vez que se escanean. Puedes analizar estos datos para ver qué códigos y ubicaciones generaron más tráfico, o incluso realizar pruebas A/B para comparar diferentes diseños de códigos y optimizarlos de cara a tu próximo evento.
Imaginemos que has colocado el mismo código QR en cinco lugares diferentes del recinto del evento. Con las herramientas de análisis, podrías averiguar qué ubicación tuvo más interacciones. Así, en tu próximo evento, sabrás dónde mostrar la información esencial.
Cómo saber qué funcionó (y qué no)
El evento ya ha terminado, pero tu trabajo aún no. Tu estrategia de interacción tras el evento es clave para sacar el máximo partido, tanto para el seguimiento inmediato como para la planificación futura.
Empieza por analizar las métricas de antes, durante y después del evento. Estos datos pueden revelar qué canales han funcionado mejor, en qué puntos se han perdido usuarios y cómo mejorar los resultados en el futuro.
Realiza un seguimiento de los enlaces y los códigos QR antes, durante y después
Los datos que recopilas en cada fase del evento ayudan a crear una visión completa de la experiencia global del evento:
- Antes del evento, identifica qué canales, contenidos o influencers generan más inscripciones. Esto te ayuda a centrarte en lo que funciona para aumentar la asistencia y reducir el gasto innecesario en estrategias poco eficaces.
- Durante el evento, supervisa el tráfico en tiempo real para ver qué sesiones, ofertas o códigos QR están llamando la atención. Usa esos datos para hacer ajustes sobre la marcha, como volver a promocionar una sesión que tenga éxito o replantearte la ubicación de los carteles en zonas con poco tráfico.
- Después del evento, mantén el contacto con enlaces a grabaciones, recursos u ofertas de seguimiento. Esto te permite medir el retorno de la inversión más allá del evento en sí e identificar clientes potenciales interesados o temas de gran interés para futuros eventos.
Usa los datos para perfeccionar las estrategias .
Bitly Analytics te ofrece una visión clara de qué canales y ubicaciones generan mayor interacción, información que puedes aprovechar para diseñar estrategias de marketing de eventos más eficaces.
Si creas códigos QR únicos o enlaces cortos para cada fuente (como Instagram, Facebook, el correo electrónico o incluso carteles concretos en el recinto), podrás saber exactamente dónde interactúa más la gente. Eso significa que la próxima vez podrás centrarte aún más en los canales y ubicaciones que mejor funcionan, ya sea reasignando el presupuesto publicitario, replanteándote la disposición de tus carteles o eligiendo formatos de contenido que generen más clics.
Si quieres obtener información más detallada, puedes integrar Bitly con herramientas como Google Analytics para hacer un seguimiento de lo que ocurre tras el clic, como registros, compras u otras conversiones.
Analiza la interacción por dispositivo, ubicación y fuente de tráfico
¿Quieres saber qué es lo que realmente está dando resultados? Bitly Analytics te ofrece un análisis detallado de cómo interactúa tu público con los enlaces y los códigos QR de tu evento, incluyendo:
- Total de escaneos
- Tus escaneos a lo largo del tiempo
- Ubicación (ciudad y país)
- Fuente de referencia
- Navegador y dispositivo utilizados
Con esta información, podrás identificar qué canales, ubicaciones y mensajes están dando resultados. También puedes obtener nueva información sobre tu público: quiénes son, de dónde vienen y cómo prefieren interactuar contigo. Esto te puede ayudar a organizar eventos mejores y más eficaces en el futuro.
Por ejemplo, si consigues un montón de escaneos o interacciones con los enlaces en un evento en una ciudad, pero solo la mitad de interacciones en un evento similar en otra ciudad, quizá decidas centrar los próximos eventos en la ciudad que despertó más interés.
Planifica mejor con información más detallada sobre la interacción gracias a Bitly
Una alta asistencia a los eventos no es fruto de la casualidad: es el resultado de una interacción bien planificada y en el momento adecuado. Desde el primer avance hasta el seguimiento final, cada punto de contacto es una oportunidad para despertar el interés y generar expectación.
Bitly reúne todos tus puntos de contacto en una experiencia de usuario optimizada. Con enlaces cortos personalizados con tu marca, códigos QR personalizables y páginas de destino optimizadas para móviles, puedes dirigir a la gente al contenido adecuado del evento más rápido. Como Bitly está pensado para los profesionales del marketing, puedes actualizar enlaces, reorientar campañas y mantener el impulso sin perder el ritmo.
¡Aumenta la asistencia y toma decisiones más acertadas en cada fase de tu evento! Empieza hoy mismo con Bitly y convierte el interés en impacto.
