Du hast tolle Redner engagiert, den perfekten Veranstaltungsort gefunden und ein spannendes Programm zusammengestellt. Aber selbst die am besten geplanten Veranstaltungen können ins Leere laufen, wenn niemand kommt. Ohne frühzeitiges und konsequentes Engagement bleiben die Plätze leer, und die Atmosphäre im Raum wirkt eher angespannt als mitreißend.
Heutzutage haben Veranstaltungsplaner mit kurzer Aufmerksamkeitsspanne, vollgepackten Terminkalendern und der allzu häufigen Zusage zu kämpfen, die nie zu einer tatsächlichen Teilnahme führt. Ganz gleich, ob du Live-, virtuelle oder hybride Veranstaltungen durchführst: Digitale Interaktion ist das fehlende Bindeglied zwischen Planung und Umsetzung.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Besucherzahlen vor, während und nach Veranstaltungen und Konferenzen mithilfe von Bitly Links, QR Codes und Tools zur Interaktion steigern kannst.
Hinweis: Die unten aufgeführten Marken und Beispiele haben wir bei unserer Online-Recherche für diesen Artikel gefunden.
Warum ist digitales Engagement wichtig ist für die Teilnehmerzahl
Veranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Marketingstrategie. Sie bieten die Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen, die Markenbekanntheit zu steigern und Inhalte zu erstellen, die kanalübergreifend wiederverwendet werden können. Das Schwierige daran? Die Leute zusammenbringen.
Vor der Pandemie waren Präsenzveranstaltungen wie Messen einfacher zu planen und zu besetzen. Dann kam es zu einem Boom an virtuellen und hybriden Veranstaltungen, da die Veranstalter auf Online-Formate umstellten, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Heute hat sich die Lage wieder verändert. Wir sehnen uns nicht mehr nach digitaler Interaktion (weißt du noch, als ein Quizspiel auf Zoom tatsächlich Spaß gemacht hat?). Aber egal, ob du eine Präsenzveranstaltung oder ein Hybrid-Event planst, eines hat sich nicht geändert: Wenn du willst, dass die Leute kommen, musst du sie erst einmal ansprechen.
Das ist die Aufgabe des Engagement-Marketings. Von Live-Veranstaltungen bis hin zu digitalen Erlebnissen: Wenn du vor, während und nach deiner Veranstaltung echtes Interesse weckst, kannst du dich von der Masse abheben und die Besucherzahlen steigern.
Die Aufmerksamkeit ist begrenzt – nur wer sich engagiert, bekommt einen Platz im Kalender
Weltweit verbringen Menschen im Alter von 16 bis 64 Jahren täglich durchschnittlich sechs Stunden und 40 Minuten vor Bildschirmen. Unsere Aufmerksamkeit wird ständig in verschiedene Richtungen gelenkt – durch Inhalte, Benachrichtigungen und Termine, ganz zu schweigen von der Offline-Welt.
Es ist also kein Wunder, dass eine einzelne Einladung zu einer Veranstaltung leicht übersehen werden kann. Um die Besucherzahlen zu steigern, musst du dein Publikum über verschiedene Kontaktpunkte hinweg kontinuierlich ansprechen.
Anstatt ein Webinar beispielsweise nur einmal auf LinkedIn anzukündigen, teile die Veranstaltungsdetails auf all deinen Social-Media-Plattformen, per E-Mail-Marketing, auf deiner Website und sogar per SMS.
Tools wie Bitly Links vereinfachen den Vorgang, indem sie es dir ermöglichen, kurze, mit deinem Branding versehene URLs für jeden Kanal zu erstellen: E-Mail, soziale Medien, SMS und mehr. Jeder davon lässt sich leicht teilen und passt perfekt in jedes Format, selbst bei strengen Zeichenbeschränkungen. Im Backend kannst du die Klicks nach Links aufschlüsseln, um zu sehen, welche Kanäle oder Kampagnen die meisten Anmeldungen generieren – so erhältst du die Erkenntnisse, die du brauchst, um deine Maßnahmen laufend zu optimieren.
Anmeldung ≠ Teilnahme: Die Kluft zwischen Absicht und Tat
Das kennen wir alle – man tippt schon Wochen im Voraus auf „Ja“ bei einer Kalendereinladung, nur um die Veranstaltung dann doch zu verpassen, wenn der Tag gekommen ist. Vielleicht war auf der Arbeit viel los. Vielleicht ist es dir entfallen.
Um die Lücke zwischen den Anmeldungen und der tatsächlichen Teilnehmerzahl zu schließen, musst du im Vorfeld der Veranstaltung mit deinem Publikum in Kontakt bleiben. Das bedeutet Erinnerungen, relevante Updates und kontinuierliche Interaktion.
Verliere zum Beispiel nach der ersten Antwort nicht den Kontakt. Teile einen Countdown bis zum Veranstaltungstermin, lade dazu ein, Fragen an die Referenten zu stellen, oder gib einen Einblick hinter die Kulissen der Veranstaltung. Ein kurzer Teaser-Clip oder eine Umfrage können viel bewirken.
Mit Bitly lassen sich diese Interaktionen ganz einfach nachverfolgen und optimieren. Du kannst markenspezifische Kurzlinks kanalübergreifend bewerben und am Ende deiner URLs UTMs (Urchin-Tracking-Module) hinzufügen, um das Engagement nach Kampagnen zu verfolgen. Durch die Verwendung von UTMs kannst du das Tracking von Bitly mit Google Analytics kombinieren und so besser erkennen, welche Links am effektivsten sind – und wann du nachfassen musst.
Frühzeitiges Engagement liefert frühzeitige Erkenntnisse
Die sich wandelnden Datenschutzgesetze und der Rückgang von Drittanbieter-Cookies verändern die Art und Weise, wie wir im digitalen Marketing Daten erheben. Allerdings ist nur wenigen bewusst, wie die Veranstaltungsbranche dazu beitragen kann, diese Lücke zu schließen.
Veranstaltungen sind eine wertvolle Quelle für First-Party-Daten – also Informationen, die direkt von deiner Zielgruppe gesammelt werden. Wenn du schon früh im Prozess den Fokus auf die Interaktion mit dem Publikum legst, kannst du schon lange vor Beginn der Veranstaltung wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
Wenn du beispielsweise Veranstaltungsdetails über Bitly Links oder Bitly Codes teilst, kannst du sehen, woher das Interesse kommt. Wenn du Bitly-Produkte nutzt, kannst du deren Leistung in Bitly Analytics überwachen, um dir die Verweisquellen, Standortdaten (Stadt und Land) und sogar den verwendeten Browser oder das verwendete Mobilgerät anzeigen zu lassen – Informationen, die dir dabei helfen können, demografische Trends zu erkennen.
Diese ersten Daten haben zwei wesentliche Vorteile. Erstens hilft es dir dabei, dein Event-Marketing zu optimieren: die richtigen Kanäle anzusprechen, die Botschaften standortbezogen anzupassen und sicherzustellen, dass deine Event-Website auf allen Geräten zugänglich ist. Zweitens schafft es die Grundlage für langfristige Ziele, wie zum Beispiel den Aufbau engerer Kundenbeziehungen, die Umwandlung von Interesse in Verkäufe und die Planung deiner nächsten erfolgreichen Veranstaltung.
Maßnahmen zur Einbindung vor der Veranstaltung Strategien, die die Teilnehmerzahl steigern
Wie wir gesehen haben, fördert die Einbindung deiner Veranstaltungsteilnehmer die Bekanntheit, steigert die Besucherzahlen und sorgt für eine bessere Datenerfassung. Lass uns das nun in konkrete Strategien aufschlüsseln, angefangen damit, wie du dein Publikum schon vor Beginn der Veranstaltung für dich gewinnen kannst.
Teaser und kleine Einblicke teilen Einblicke mit Bitly Pages
Eine der besten Methoden, um Vorfreude zu wecken, ist die schrittweise Veröffentlichung von spannenden Inhalten. Ankündigungen von Referenten, Einblicke in das Programm, Teaser-Videos oder Vorschauen auf Fanartikel tragen dazu bei, das Interesse aufrechtzuerhalten.
Um alles unter einen Hut zu bringen, brauchst du eine zentrale Anlaufstelle, die sich im Vorfeld des Termins ganz einfach aktualisieren lässt. Bitly Pages sind dafür perfekt geeignet. Du kannst innerhalb weniger Minuten eine für Mobilgeräte optimierte Landingpage mithilfe einer Vorlage erstellen oder eine ganz von Grund auf neu gestalten. Sobald die Seite online ist, kannst du verschiedene Elemente nachverfolgen, um zu sehen, wie die Nutzer mit den einzelnen Bereichen interagieren, und so in Echtzeit Feedback darüber zu erhalten, was funktioniert.
Kein Programmieren nötig, kein Warten auf die Entwickler. Einfach kurze, interaktive Inhalte, die dein Publikum immer wieder zurückkommen lassen.
Verwende Kurzlinks mit deinem Branding in sozialen Medien und E-Mails
Wenn du eine Veranstaltung über mehrere Kanäle hinweg bewirbst (wie Social Media, E-Mail und Printmaterialien), ist Konsistenz entscheidend.
Markenbezogene Kurzlinks tragen dazu bei, Vertrauen und Wiedererkennungswert aufzubauen. Wenn ein Link von einer bekannten Quelle stammt, klicken die Leute eher darauf. Und wenn diese benutzerdefinierte Domain auf allen deinen Kontaktpunkten erscheint, stärkt das die Identität der Veranstaltung und vermittelt einen einheitlichen, professionellen Eindruck.
Segmentiere deine Zielgruppe anhand der Link-Klicks
Du kannst damit beginnen, deine Strategie zur Interaktion zu optimieren, sobald die Teilnehmer mit deinen Inhalten interagieren. Nicht jeder reagiert auf dieselbe Art und Weise, daher kann es sinnvoll sein, deine Nachfassaktionen individuell anzupassen, um das Interesse aufrechtzuerhalten.
Wenn jemand auf einen Link klickt, um die Ankündigungen der Referenten anzusehen, aber eine E-Mail über Event-Merchandise überspringt, zeigt das, wo sein Interesse liegt. Halte ihr Interesse wach, indem du mehr Inhalte zu den Referenten teilst, zum Beispiel eine ausführlichere Vorschau auf das Programm oder Einblicke hinter die Kulissen.
Mit Bitly kannst du Links nach Themen sortieren und nachverfolgen, welche Tags die meisten Interaktionen erzielen. Diese Erkenntnisse können dir dabei helfen, deine Zielgruppen in deinem CRM- oder E-Mail-Tool zu segmentieren, und du kannst Klickmuster leichter als Anhaltspunkte für eine gezieltere Ansprache nutzen.
Schaffe ein Gefühl der Dringlichkeit mit Countdowns und Retargeting
Countdown-Timer spielen mit der Angst, etwas zu verpassen (FOMO), und regen die Leute dazu an, aktiv zu werden. Das motiviert dein Publikum, sich anzumelden, „bevor es zu spät ist“ oder „bevor der Frühbucherrabatt verfällt“.
Du kannst Countdowns in dynamische E-Mails einfügen, „Last-Chance“-Beiträge in den sozialen Medien teilen oder in der Schlussphase zeitnahe SMS-Erinnerungen verschicken. Mit Bitly Links kannst du diese Nachrichten über eine markenspezifische, nachverfolgbare URL teilen und in Echtzeit sehen, welche davon tatsächlich zu Conversions führen.
QR Codes nutzen, um der persönlichen und virtuellen Teilnahme
Bis der große Tag gekommen ist, hast du hoffentlich eine solide Liste potenzieller Teilnehmer zusammengestellt, die bereit sind, dabei zu sein und sich einzubringen. Aber du brauchst trotzdem eine reibungslose Möglichkeit, die Gäste einzuchecken, kurzfristige Änderungen mitzuteilen und im Verlauf der Veranstaltung zu beobachten, was gut läuft.
QR Codes bieten eine schnelle und flexible Möglichkeit, mit den Teilnehmern zu interagieren – ganz gleich, ob deine Veranstaltung vor Ort, virtuell oder hybrid stattfindet.
Mach es einfach, das Formular zu scannen und sich anzumelden
QR Codes lassen sich auf fast jeder gedruckten oder digitalen Oberfläche platzieren – von Flyern, Bannern und Beschilderungen bis hin zu Social-Media-Beiträgen und E-Mails. Mit einem kurzen Scan können die Teilnehmer über die URL auf deine Veranstaltungsanmeldeseite zugreifen, sodass sie sich ganz einfach vor Ort anmelden können.
Sie eignen sich außerdem ideal, um auf Details zu den Veranstaltungen, eine Event-Plattform für Live-Streams oder interaktive Elemente wie Frage-und-Antwort-Runden zu verlinken. Jeder Code kann zudem mit deinen Markenfarben, deinem Logo und einem klaren Aufruf zum Handeln (CTA) individuell angepasst werden. Und genau wie bei Bitly Links lässt sich jeder Scan nachverfolgen, sodass du sehen kannst, was die meiste Aufmerksamkeit auf sich zieht.
Aktualisiere Veranstaltungsinfos im Handumdrehen mit dynamischen QR Codes
Dynamische QR Codes sind ein echter Game-Changer für schnelllebige Veranstaltungen. Im Gegensatz zu statischen Codes kannst du damit die Ziel-URL jederzeit ändern und das Engagement der Teilnehmer laufend verfolgen.
Angenommen, du musst am Veranstaltungstag noch schnell eine Biografie für einen kurzfristig eingesprungenen Redner bereitstellen oder die Teilnehmer mit einem Ausweich-WLAN-Netzwerk verbinden – aber deine Unterlagen sind bereits gedruckt.
Mit Bitly musst du nichts neu drucken. Leite die URL einfach in deinem Bitly-Account um, sofern diese Funktion in deinem Tarif enthalten ist. Wenn das nächste Mal jemand diesen Link anklickt, wird er sofort zum neuen Ziel weitergeleitet!
Du kannst auch ganz einfach neue Inhalte für Standortänderungen, zeitlich begrenzte Angebote oder zusätzliche Termine einfügen – ohne dass dabei etwas verloren geht. Jeder Scan ergänzt deinen Datensatz und hilft dir dabei, in Echtzeit zu erkennen, was gut ankommt.
Verfolge Scandaten, um besonders interessante Bereiche zu identifizieren
Wenn du QR Codes nutzt, um den Check-in bei Veranstaltungen zu verwalten, Informationen zu teilen oder interaktive Elemente wie Live-Umfragen zu ermöglichen, erhältst du außerdem wertvolle Echtzeit-Daten.
Die dynamischen QR Codes von Bitly erfassen bei jedem Scan Details wie Standort, Verweisquelle und Gerätetyp. Du kannst diese Daten auswerten, um zu sehen, welche Codes und Platzierungen den meisten Traffic generiert haben, oder sogar A/B-Tests durchführen, um verschiedene Code-Varianten zu vergleichen und sie für deine nächste Veranstaltung zu optimieren.
Nehmen wir mal an, du hast denselben QR Code an fünf verschiedenen Stellen auf dem Veranstaltungsgelände angebracht. Mit Hilfe von Analysen kannst du herausfinden, welcher Standort die meisten Interaktionen verzeichnet hat. Dann weißt du bei deiner nächsten Veranstaltung, wo du wichtige Informationen anbringen kannst.
Wie man misst, was funktioniert hat (und was nicht)
Die Veranstaltung ist vorbei, aber deine Arbeit ist noch nicht getan. Deine Strategie zur Nachbereitung von Veranstaltungen ist entscheidend, um den Nutzen zu maximieren – sowohl für die unmittelbare Nachbereitung als auch für die zukünftige Planung.
Beginne damit, die Kennzahlen vor, während und nach der Veranstaltung zu analysieren. Diese Erkenntnisse können Aufschluss darüber geben, welche Kanäle am besten funktioniert haben, wo die Nutzer abgesprungen sind und wie man die Ergebnisse in Zukunft verbessern kann.
Verfolge die Aktivitäten rund um den Link und den QR Code vor, während und nach
Die Daten, die du in jeder Phase einer Veranstaltung sammelst, tragen dazu bei, ein umfassendes Bild des gesamten Veranstaltungserlebnisses zu zeichnen:
- Finde vor der Veranstaltung heraus, welche Kanäle, Inhalte oder Influencer die meisten Anmeldungen generieren. So kannst du dich noch stärker auf das konzentrieren, was funktioniert, um die Besucherzahlen zu steigern, und unnötige Ausgaben für wenig erfolgreiche Maßnahmen vermeiden.
- Beobachte während der Veranstaltung den Traffic in Echtzeit, um zu sehen, welche Sessions, Angebote oder QR Codes die meiste Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Nutze diese Daten, um spontan Anpassungen vorzunehmen, zum Beispiel indem du eine beliebte Veranstaltung erneut bewirbst oder Standorte für Beschilderungen mit geringem Publikumsverkehr überdenkst.
- Halte nach der Veranstaltung den Kontakt aufrecht, indem du Links zu Aufzeichnungen, Ressourcen oder Folgeangeboten bereitstellst. So kannst du den ROI über den Veranstaltungstag hinaus messen und vielversprechende Leads oder Themen mit hohem Interesse für zukünftige Veranstaltungen identifizieren.
Nutze Daten, um zukünftige Veranstaltungsstrategien Strategien
Mit Bitly Analytics erhältst du einen klaren Überblick darüber, welche Kanäle und Platzierungen das größte Engagement erzielen – Erkenntnisse, die du nutzen kannst, um intelligentere Event-Marketing-Strategien zu entwickeln.
Indem du für jede Quelle (wie Instagram, Facebook, E-Mail oder sogar einzelne Schilder am Veranstaltungsort) eigene QR Codes oder Kurzlinks erstellst, kannst du genau nachverfolgen, wo die Leute am meisten interagieren. Das heißt, du kannst beim nächsten Mal verstärkt auf die Kanäle und Platzierungen setzen, die am besten funktionieren – sei es durch eine Umverteilung der Werbebudgets, eine Neugestaltung deiner Beschilderung oder die Wahl von Inhaltsformaten, die mehr Klicks generieren.
Um noch tiefere Einblicke zu gewinnen, kannst du Bitly mit Tools wie Google Analytics verknüpfen, um zu verfolgen, was nach dem Klick passiert, z. B. Registrierungen, Käufe oder andere Conversions.
Verfolge die Interaktion nach Gerät, Standort und Referrer
Willst du wissen, was wirklich für Ergebnisse sorgt? Mit Bitly Analytics erhältst du einen detaillierten Einblick, wie deine Zielgruppe mit deinen Veranstaltungslinks und QR Codes interagiert, darunter:
- Scans insgesamt
- Scans im Zeitverlauf
- Wo bist du (Stadt und Land)?
- Verweisquelle
- Verwendeter Browser und Gerät
Mit diesen Erkenntnissen kannst du herausfinden, welche Kanäle, Platzierungen und Botschaften Ergebnisse liefern. Du kannst auch neue Einblicke in deine Zielgruppe gewinnen: wer sie sind, woher sie kommen und wie sie am liebsten mit dir interagieren. Das kann dir helfen, in Zukunft bessere und effektivere Veranstaltungen auf die Beine zu stellen.
Wenn du zum Beispiel bei einer Veranstaltung in einer Stadt jede Menge Scans oder Interaktionen mit deinen Links bekommst, bei einer ähnlichen Veranstaltung in einer anderen Stadt aber nur etwa die Hälfte davon, könntest du dich entscheiden, zukünftige Veranstaltungen auf die Stadt zu konzentrieren, die mehr Interesse geweckt hat.
Plane smarter mit besseren Einblicken in die Nutzerinteraktion dank Bitly
Eine hohe Besucherzahl bei Veranstaltungen ist kein Zufall – sie ist das Ergebnis durchdachter, zeitlich gut abgestimmter Maßnahmen. Vom ersten Teaser bis zur abschließenden Nachfassaktion ist jeder Kontaktpunkt eine Gelegenheit, Interesse zu wecken und Schwung aufzubauen.
Bitly vereint alle deine Kontaktpunkte zu einem einheitlichen Nutzererlebnis. Mit markenspezifischen Kurzlinks, individuell anpassbaren QR Codes und für Mobilgeräte optimierten Landingpages kannst du Menschen schneller zu den passenden Veranstaltungsinhalten führen. Da Bitly speziell für Marketingfachleute entwickelt wurde, kannst du mühelos Links aktualisieren, Kampagnen anpassen und den Schwung aufrechterhalten, ohne auch nur einen Moment aus dem Takt zu geraten.
Steigere die Besucherzahlen und triff in jeder Phase deiner Veranstaltung fundiertere Entscheidungen! Leg noch heute mit Bitly los und verwandle Interesse in Wirkung.
