Formar a los empleados de forma eficaz es más difícil de lo que parece. Entre mantener los materiales actualizados, adaptarse a los diferentes estilos de aprendizaje y hacer que el contenido sea accesible en cualquier momento y en cualquier lugar, hay mucho de lo que ocuparse. Y si no es fácil acceder a la formación o ponerla en práctica, no solo frena el aprendizaje, sino que también frena tu negocio.
Por eso, cada vez más organizaciones están apostando por experiencias de aprendizaje digital interactivas y utilizando códigos QR para facilitar la incorporación de nuevos empleados, la mejora de las competencias y el cumplimiento normativo. Con un simple escaneo, los empleados obtienen la información adecuada en el momento oportuno, sin necesidad de manuales en papel ni sistemas complicados.
Aquí te explicamos cómo los códigos QR simplifican los programas de formación de los empleados y cómo puedes implementarlos de forma eficaz en toda tu organización.
Nota: las marcas y los ejemplos que se mencionan a continuación se encontraron durante la investigación en línea realizada para este artículo.
Cómo Códigos QR facilitan la formación de los empleados más eficiente
Los códigos QR pueden ser pequeños, pero son una herramienta muy útil para mejorar las comunicaciones internas y optimizar la formación. Ayudan a los empleados a conseguir los recursos que necesitan sin tener que hojear carpetas voluminosas ni esperar a que alguien les envíe un enlace. Las empresas de todo el mundo están usando códigos QR para:
Conecta a los empleados al materiales de formación
Con un simple escaneo, los empleados pueden acceder directamente a direcciones URL o páginas de destino que contienen vídeos de formación, manuales en PDF o cursos interactivos en línea. Esto les permite acceder rápidamente al contenido adecuado justo cuando lo necesitan, ya sea en la oficina, trabajando desde casa o sobre el terreno.
También puedes usar códigos QR para adaptarte a diferentes estilos de aprendizaje, como el visual, el auditivo y el kinestésico. Por ejemplo, los códigos QR pueden enlazar con guías prácticas en tiempo real a través de una URL que los empleados pueden consultar mientras utilizan el equipo o se familiarizan con un nuevo sistema.
Para que los recursos sean aún más accesibles, incluye códigos QR en las guías de incorporación, los correos electrónicos de los empleados o los manuales de seguridad y cumplimiento.
Reducir la dependencia de los materiales de formación
Muchas empresas siguen recurriendo a manuales de formación impresos durante la incorporación y la formación continua. Pero a medida que las operaciones van cambiando, estos materiales se quedan obsoletos enseguida, por no hablar de lo mucho que cuesta gestionarlos y lo caro que resulta reimprimirlos. Los códigos QR ofrecen una alternativa más inteligente y flexible.
En lugar de folletos voluminosos o impresos difíciles de actualizar, los Códigos QR Dinámicos te permiten enlazar con materiales digitales. Si cambian los protocolos de seguridad o se introduce una nueva tecnología, solo tienes que actualizar la URL del código con un nuevo recurso; no hace falta volver a imprimir nada. Es una forma eficaz de mantener el contenido actualizado, a la vez que se reduce el desperdicio de papel y se mejora la accesibilidad.
Fomentar el aprendizaje a tu propio ritmo
No todo el aprendizaje tiene lugar en un aula o en una sesión programada. Con los códigos QR, los empleados pueden escanear y guardar los materiales de formación en sus teléfonos para poder acceder a ellos en cualquier momento y aprender a su propio ritmo.
Este enfoque a la carta fomenta el aprendizaje continuo y ayuda a los empleados a ganar confianza en el trabajo. De hecho, el 91 % de los profesionales del aprendizaje y el desarrollo afirman que el aprendizaje continuo es esencial para el crecimiento profesional.
También puedes colocar códigos QR en los equipos o puestos de trabajo que enlacen con guías paso a paso o recursos para la resolución de problemas. En lugar de interrumpir a un responsable, los empleados pueden usar un código para encontrar las respuestas por sí mismos, lo que reduce los errores y hace que la formación sea más accesible justo cuando se necesita.
Formas prácticas de usar los códigos QR para la formación de los empleados
Hay muchas formas de incorporar los códigos QR a tu programa de formación para empleados. Aquí tienes algunas ideas prácticas y muy eficaces para que te pongas en marcha.
Incorporación de los nuevos empleados
Poner al día a los nuevos empleados es una de las partes más importantes de la formación. Incluso los profesionales con experiencia necesitan un proceso de incorporación para familiarizarse con las herramientas, las políticas y la cultura de tu organización. Los códigos QR facilitan ese proceso, por eso son una de las mejores herramientas de RR. HH.
Colócalas en los paquetes de bienvenida, en los escritorios o en las tarjetas de identificación para que los nuevos empleados accedan directamente a una página de destino con vídeos de presentación, guías de políticas o documentos sobre la cultura de la empresa.
También puedes crear códigos para cada departamento que enlacen con módulos de formación específicos para cada puesto. Según un estudio, el 23 % de los profesionales dijo que su formación no era relevante para su trabajo. Ofrecer programas personalizados ayuda a los nuevos empleados a sentirse apoyados, seguros de sí mismos y preparados para triunfar.
Impartir formación en el momento justo en el puesto de trabajo
Si tus empleados trabajan con tecnología compleja o maquinaria pesada, es muy útil tener a mano guías de formación y resolución de problemas justo en el lugar donde se realiza el trabajo. Cuando los miembros del equipo tienen alguna duda o se encuentran con un problema, pueden escanear un código QR para obtener las instrucciones necesarias, directamente desde sus teléfonos.
En lugar de tener que elevar el asunto a un superior o rebuscar en manuales obsoletos, obtienen respuestas rápidas al instante. Incluso los empleados con experiencia necesitan de vez en cuando un repaso, y tener códigos QR a mano ayuda a mantener alta la productividad y a reducir la frustración.
Asegúrate de usar Códigos QR Dinámicos para estas guías de trabajo y recursos de formación. De esa forma, puedes actualizar los materiales de formación para reflejar los cambios en los procesos o las nuevas tecnologías sin necesidad de volver a imprimirlos.
Impartir formación sobre cumplimiento normativo y seguridad
Sectores como la sanidad, la producción alimentaria y la construcción tienen normas estrictas de cumplimiento y seguridad. Y no cumplir con ellas puede poner en peligro a los empleados y acarrear multas muy costosas: la OSHA puede multarte con hasta 16 550 dólares por cada infracción.
Para que la información de seguridad más importante sea más accesible, coloca códigos QR por todo el lugar de trabajo que enlacen con listas de comprobación de seguridad, procedimientos de emergencia y otros documentos de cumplimiento normativo. Para que se vean bien, colócalos en los carteles de las zonas más transitadas o en las tarjetas de identificación de los empleados, para que siempre estén a la vista.
Evaluar los conocimientos y recabar opiniones
¿Vas a organizar sesiones de formación presenciales? Usa códigos QR para que los empleados puedan acceder a cuestionarios, evaluaciones y otras herramientas de aprendizaje en línea, lo que les facilitará repasar los conceptos clave y asegurarse de que van por buen camino. Es una forma sencilla de evaluar el progreso de tus empleados en la formación e identificar en qué aspectos podrían necesitar apoyo adicional sin añadirles presión.
Los códigos QR también son una forma estupenda de recabar opiniones. Puedes incluir enlaces a formularios de seguimiento y encuestas para saber cómo están funcionando tus módulos de formación y en qué aspectos se podrían mejorar. Y si te estás preguntando cómo animar a los empleados a que den su opinión, plantéate ofrecerles pequeñas recompensas, como tarjetas regalo o un descanso extra; son gestos que demuestran que valoras sus opiniones.
Además de ser editables, los Códigos QR Dinámicos también ofrecen funciones de seguimiento y análisis, por lo que puedes controlar en tiempo real cuántas personas escanean tus códigos y acceden a tus herramientas de formación en línea. En el caso de las grandes organizaciones, estos datos te ayudan a evaluar el nivel general de participación y a identificar qué materiales tienen más repercusión, para que puedas seguir perfeccionando tu estrategia de formación.
¿Por qué los Bitly Codes son la mejor opción para la formación de los empleados
Si estás creando códigos QR para las herramientas de formación de tu empresa, el generador de códigos QR de Bitly te lo pone muy fácil. Los Bitly Codes se generan en un santiamén, son totalmente personalizables y están diseñados para dar una imagen profesional. Puedes personalizar los colores y el diseño para que se adapten a tu imagen de marca e incluso añadir el logotipo de tu empresa.
Todos los códigos QR de Bitly son dinámicos, lo que te permite actualizar las URL sin tener que volver a imprimir ni redistribuir los materiales, algo ideal para mantener actualizado el contenido formativo a medida que los procesos van cambiando.
Y con Bitly Analytics, puedes hacer un seguimiento de la interacción con los códigos QR en tiempo real, incluyendo métricas como:
- Total de escaneos
- Número de visualizaciones por usuario único
- Tus escaneos a lo largo del tiempo
- Búsquedas por ubicación (ciudad/país)
- Tipo de dispositivo (iOS/Android)
- Navegador utilizado
Nota: Algunas métricas solo están disponibles con un plan de pago de Bitly.
Estos valiosos datos te ayudan a saber qué materiales de formación utilizan más los empleados —y cómo prefieren acceder a ellos— para que puedas seguir mejorando tu programa. Puedes identificar los recursos más eficaces, comparar la actividad de escaneo entre las distintas sedes y ajustar tu estrategia para adaptarla a los hábitos y preferencias de los empleados.
Con Bitly Pages puedes crear páginas de destino optimizadas para móviles: una solución sin código que te permite compartir fácilmente materiales de formación, anuncios o guías de referencia rápida. Gestiona todo desde un panel de control seguro y centralizado para reducir los enlaces rotos, mantener la coherencia y garantizar que tus comunicaciones internas funcionen sin problemas.
Organiza que la formación de los empleados más accesible con códigos QR
Los códigos QR hacen que la formación de los empleados sea más accesible y flexible, ya que permiten a los miembros del equipo acceder al instante al contenido formativo que necesitan, directamente desde sus dispositivos móviles. Tanto si estás pasando del formato impreso al digital, como si quieres facilitar el aprendizaje a tu propio ritmo o reducir las dificultades de la incorporación, los códigos QR te ayudan a optimizar la formación y a potenciar la implicación de los empleados.
La plataforma Bitly Connections reúne todo lo que necesitas para modernizar tu formación: códigos QR personalizables, enlaces cortos, páginas de destino optimizadas para móviles y análisis en tiempo real. Puedes editar los enlaces sin tener que volver a imprimir los materiales, hacer un seguimiento de la interacción en tiempo real y personalizar cada elemento para que se adapte a tu marca.
Con todas tus herramientas en un solo lugar, es fácil impartir una formación coherente, cuantificable y adaptada a la forma de trabajar de tu equipo. Regístrate hoy mismo en Bitly para modernizar la formación de empleados con herramientas flexibles diseñadas para conectar.
